360 Grad IT-Projektmanagement-Beratung für einen Carve-Out der Pigmentsparte

Ausgangssituation:

Im Rahmen des Carve-Outs der Pigmentsparte mit ca. 2.700 Mitarbeitern an 31 globalen Standorten, unterstützen wir unseren Kunden, einen deutschen Chemiekonzern mit mehr als 100.000 Mitarbeiten, in Schlüsselpositionen im IT-Infrastrukturbereich. 

Im Fokus des Projektes lagen dabei der komplette Rückbau und die teilweise- oder vollständige Übernahme von Workplace Endgeräten, Data Centern oder Netzwerk-Infrastrukturen durch den neuen Käufer. Der Kunde beauftragte Lore & Aide mit der Projektleitung für die Teilbereiche Workplace Endgeräte und Netzwerk Infrastruktur (LAN, WLAN & UC).

Das Projekt stellte in vielerlei Hinsicht eine Herausforderung dar. Bedingt durch die Infektionsschutzmaßnahmen gegen die Corona-Pandemie arbeitete das Projektteam völlig dezentral.  Der Projektleitung oblag es somit eng mit vielen Stakeholdern, aber immer unter Einhaltung von strengsten Compliance- und Security-Richtlinien zusammen zu arbeiten. Zum anderen wiesen die Asset Daten erhebliche Lücken und veraltete Datensätze auf. Letztendlich fehlten ein Standard-Regelwerk sowie Prozesse innerhalb des Unternehmens für diese Art von Carve Out.

Lösungsweg:

Basis der Projektunterstützung durch die Experten von Lore & Aide stellte ein gesamtheitlicher und strukturierter Ansatz zur Projektdurchführung dar. Dieser setzte sich aus den Phasen Pre-Signing, Pre-Closing, Transition und Post-Cutting zusammen. Innerhalb der Phasen wurde mittels eines agilen Ansatzes gearbeitet.

Pre-Signing

Zunächst unterstützte Lore & Aide bei der Grobkonzeption des Carve-Outs und der Erstellung der Roadmap und Meilensteinplanung. Dabei wurde schnell sichtbar, dass es Lücken und Inkonsistenzen bei der Dokumentation der auszugliedernden IT-Infrastruktur gab. Durch eine enge Zusammenarbeit mit dem operativen Bereich, IT-Fachabteilungen und dem neuen Käufer, ist es Lore and Aide gelungen, die unzureichende Datenlage zu verbessern um ein adäquates Abbild der IT-Infrastruktur in den Bereichen LAN, WLAN, UC und Workplace Endgeräten zu generieren. Dies war Ausgangslage für ein zielgerichtetes und optimales Transition Design in der Pre-Closing Phase. Durch die gute Datenlage konnte ein gesamtheitliches Verständnis der Rahmenbedingungen sowohl aus Käufer- als auch aus Verkäufer-Sicht erreicht werden.

Pre-Closing

In dedizierten Workshops wurden die Migrationsanforderungen der IT-Landschaft schnell definiert und kosteneffiziente, compliance-konforme Lösungen zur Fortführung des Geschäftsbetriebs gefunden. Im Fokus standen dabei neben dem End User auch die Business Continuity. Es sollte ein möglichst nahtloser Übergang von der jetzigen IT-Infrastruktur zur künftigen IT-Infrastruktur des Käufers geschaffen werden. Deswegen wurden Change- & Kommunikation Management in die Solution Designs integriert.

Transition

Basierend auf der Grobkonzeption und den Solution Designs wurde die Transition per Pilot an ausgewählten Standorten auf technischer, prozessualer und organisationaler Ebene getestet, debugged und optimiert.  

Kernstück des Deployments war das von Lore & Aide entwickelte Transition-Konzept mit einem bereits integrierten, modularen Changemanagement. Diese Maßnahme half dabei, dem operationalen Bereich die Angst vor der Transition zu nehmen, indem man zunächst strukturiert alle Veränderungen aufzeigte um dann frühzeitig in einen Dialog zu gehen. So konnte erreicht werden, dass der operationale Bereich das Solution & Transition Design mitgestalten konnte und deshalb auch aktiv vorantrieb.

Dies erleichterte die Abstimmung und Erstellung gesamtheitlicher Migrationspfade enorm. Aufgrund der transparenten Dokumentation und Planung der Solution und Transition Designs, der Kommunikation und der Zieldefinitionen konnte ein gemeinschaftliches Verständnis und ein „buy in“ bei allen Stakeholdern erzeugt werden. Die Transition konnte somit zügig vorangetrieben und bei Problemen schnelle Lösungen gefunden werden.

Post Cutting

Durch das „buy in“ bei allen Stakeholdern konnte die vollständige Trennung der IT-Landschaften zeitnah nach der Transition erfolgen und nach erfolgreicher Hypercare-Phase wurden die Altsysteme des Verkäufers entsprechend bereinigt und Interimssysteme abgeschaltet. Abschließend wurde das während des Projekts genutzte Wissen und die gesammelten Erfahrungen in ein Standard Prozessleitfaden zusammengetragen und dem Kunden für zukünftige Carve-Out Projekte zur Verfügung gestellt.

Ergebnisse & Erfolgsfaktoren:

Oftmals entstehen im Rahmen von komplexen Carve-Out Projekten zwei voneinander getrennt arbeitende Projektorganisationen – nämlich sowohl auf Käuferseite, der die Migration vorantreiben möchte, als auch auf Verkäuferseite, der die Abspaltung steuert. Dies führt zu unnötigen Abstimmung- und Eskalationsschleifen und lässt die Projektkosten explodieren. Durch mühselige Verhandlungen geht viel Zeit verloren um notwendige technische, prozessuale und organisatorische Lösungen zu erarbeiten.

Durch die transparente und strukturierte Migrationsplanung der Experten von Lore & Aide konnte diese Entwicklung vermieden und eine Win-Win-Situation für Käufer als auch Verkäufer hergestellt werden. Das Projekt konnte zudem im anvisierten Zeit- und Kostenrahmen abgeschlossen werden.

Gleichzeitig konnte aus den Solution- und Transition-Designs, zusammen mit dem Change-Konzept (bestehend aus den drei Bausteinen Change-Strategie, Kommunikation & Training) ein allgemein verbindliche Carve Out-Prozess sowie eine Projektmanagement-Dokumentation erstellt werden, die als Standardwerk für zukünftige M&A Projekte verwendet werden kann.

Erfolgsfaktoren

  • Gesamtheitlicher, gemeinsamer, sowie strukturierter 360 Grad Projektmanagementansatz, der allen Stakeholdern die nötige Agilität gibt, um sich aktiv mit einzubringen und einen „Buy in“ zu erzielen.
  • Adäquate Abbildung der IT-Infrastruktur, um ein gemeinsames Verständnis der Ausgangsituation zu schaffen
  • Leicht verständliche Dokumentationen auf technischer, prozessualer und organisationaler Ebene, bei dem jeder Stakeholder weiß, was zu tun ist.
  • Ein Projekt Set-Up durch gemeinsame Ziele und Werte schaffen, welches eine gute und adäquate Transition unter Einhaltung von Zeit und Kosten beschleunigt


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