Einführung von SAP S/4 HANA in einem internationalen, DAX-notierten Handelskonzern

In diesem Projekt waren Flexibilität und umfassendes Prozess-Know-how gefragt: Ein Team von Lore & Aide unterstützte einen Handelskonzern mit Niederlassungen in 35 Ländern bei der Implementierung des neuesten SAP ERP-Systems S/4 HANA. Im erarbeiteten Template wurden die Anforderungen aller Länder aus dem Scope berücksichtigt.

Ausgangssituation: erschwerte Bedingungen auf mehreren Ebenen

Unser Kunde, ein DAX-notierter Handelskonzern mit ca. 150.000 Beschäftigten und Niederlassungen in 35 Ländern, wollte seine Finanzprozesse optimieren und gleichzeitig auf das neueste SAP ERP-System S/4HANA upgraden. Während dieses zuerst inhouse gemanagten Projekts haben sich immer wieder neue, nicht geplante Herausforderungen ergeben. Deshalb konnten die Arbeitspakete nicht innerhalb des ursprünglichen Zeitplans abgearbeitet werden. Zudem wurde der Arbeitsaufwand oft nicht richtig eingeschätzt, und so fehlten die dringend notwendigen Zeitpuffer. Erschwerend kam noch hinzu, dass unser Kunde während des laufenden Projekts den Projektumfang erweiterte und deswegen laufend neue Teammitglieder hinzustießen, was immer wieder für neue Einarbeitungsphasen sorgte.

Lösungsweg: detailreiche Prozessmodellierung und Dokumentationen

Zum Start haben unsere Expertinnen und Experten die genauen Anforderungen und den Scope bestimmt. Anschließend haben wir mit dem Prozessmodellierungs-Tool ARIS die As-Is-Prozesse begutachtet und die To-Be-Prozesse modelliert. Auf dieser Grundlage hat unser Team die Business-Transaction-Documentations erstellt, in denen die Geschäftsvorgänge bzw. die To-Be-Prozesse detailliert erörtert wurden.

Um auch die technischen Anforderungen für die Implementierung zu erfüllen, hat unsere Crew mit Unterstützung der lokalen IT-Abteilung Functional- und Technical-Specifications für die jeweiligen Teilprojekte erstellt. Die von uns entwickelte Desktop-Procedure-Documentation dient bis heute als Grundlage für die Schulungsunterlagen von Folgeaktivitäten. So konnten und können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unseres Kunden sofort nach der Implementierung mit dem System arbeiten.

Ergebnisse & Erfolgsfaktoren: ein Template für alle Länder und umfassende Onboarding-Prozesse

Um den Projekterfolg nicht zu gefährden, haben unsere Expertinnen und Experten zusätzlich noch einen umfassenden Onboarding-Prozess definiert und etabliert. So haben wir sichergestellt, dass die vielen neu hinzugekommenen Teammitglieder die Projektorganisation, die Arbeitsweise sowie die genutzten Tools verstehen und alle notwendigen Informationen und Berechtigungen frühzeitig erhalten haben.

Im gemeinsam erarbeiteten Template wurden alle Anforderungen der Länder aus dem Scope und natürlich auch die betriebswirtschaftlichen und technischen Details berücksichtigt. Nach erfolgreichen Tests dient dieses Template heute als Basis, auf der das SAP ERP-System in allen 35 Ländern aktualisiert werden soll.