Dank moderner Technik zu New Ways of Working (Teil 2)

  • IT-Transformation
  • Strategy Consulting

Wie muss eine moderne IT-Infrastruktur aussehen, wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dauerhaft oder regelmäßig von zu Hause oder anderen Orten arbeiten? Wie beeinflusst dies meine Sicherheits- und Datenschutzkonzepte? Welche technischen Lösungen gibt es etwa für Audio- oder Videokonferenzen und Zusammenarbeit im Team?


Liebe Blogleserinnen und Blogleser,

wie die Corona-Krise gezeigt hat, ist es durchaus möglich, dass viele Arbeitsplätze kurzfristig ins Homeoffice verlegt werden können – aber nicht immer funktionieren Arbeitsprozesse reibungslos weiter und nicht immer kann die Produktivität aufrechterhalten werden.

Eine moderne IT-Landschaft als Basis

Der wohl größte Faktor stellt hier die IT-Landschaft eines Unternehmens dar. Diese kann zum Wegbereiter einer modernen Arbeitsplatzstrategie werden – oder sie kann diesen Prozess behindern, da sie veraltet ist.

Unternehmen, die Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine flexible Arbeitsplatzreglung anbieten möchten, müssen daher zunächst bestehende Prozesse in Frage stellen und prüfen ob diese Prozesse bereits digitalisiert sind, und wenn nicht, ob sie digitalisierbar sind.  Die Buchhaltung eines Unternehmens kann beispielsweise in der heutigen Zeit komplett digitalisiert werden, sodass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in dieser Abteilung von überall auf die Buchhaltung zugreifen, Informationen abrufen und Buchungen vornehmen können.

Damit Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Zuhause aus auf die Daten im Unternehmen zugreifen können, benötigt es entsprechende Lösungen. Heutzutage sind Cloud-Lösungen häufig das Mittel der Wahl. Etwa Amazon AWS, Google Cloud oder Microsoft Azure und Office 365 sind hier als etablierte Lösungen der entsprechenden Hersteller zu nennen. Aber auch On-Premise Lösungen, das heißt, das Betreiben eines eigenen Rechenzentrums, sind je nach Anforderungen des Unternehmens denkbar.

IT-Sicherheit und Zugriffskonzepte

Ist grundsätzlich die Möglichkeit eines Fernzugriffs auf das Firmennetzwerk durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gegeben, stellen sich zugleich weitere Überlegungen sicherheitsrelevanter Art. So müssen die Unternehmensdaten zu jederzeit vor dem Zugriff unbefugter Dritter geschützt werden, damit der Integrität und Vertraulichkeit der Daten sichergestellt ist sowie dem Datenschutz genüge getan wird.

Sollten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für den Fernzugriff eigene Geräte benutzen dürfen oder ausschließlich mit zur Verfügung gestellter Hardware arbeiten? Wenn ersteres erlaubt werden soll, muss ermittelt werden, ob private Geräte für den Zugriff auf das Firmennetzwerk geeignet sind, oder nicht. Idealerweise sollten zusätzlich Verhaltensregeln definiert und mit der Belegschaft vereinbart werden – etwa die Empfehlung Applikationen nur aus offiziellen Quellen zu beziehen, eine Anti-Virus-Software zu installieren oder eine Firewall einzurichten. Ferner kann eine gesonderte, über das übliche Maß hinausgehende, Sicherheits- und Datenschutzschulung sinnvoll sein.

Technische und softwarebasierte Lösungen wie VPN, Citrix, Azure VDIs oder Zscaler stellen in diesem Kontext etablierte Zugriffstechnologien dar und ermöglichen einen sicheren Fernzugriff. Bei der Nutzung von Citrix, Azure VDIs oder Zscaler für den Datenzugriff, kann von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aus rein technischer Sicht das private Gerät genutzt werden, da hier lediglich ein Zugriff auf ein Gerät im Firmennetzwerk stattfinden kann. Eine mögliche Datenübertragung kann auf Wunsch eingeschränkt werden. Somit bieten diese Lösungen einen höheren Komfort für die Endnutzer, da die Anmeldung wie gewohnt vor Ort im Unternehmen über den Benutzernamen und dem Passwort erfolgt. Sobald angemeldet, kann das Fenster auf Vollbild maximiert werden und man findet die gleiche Umgebung wie am Rechner vor Ort im Unternehmen vor. Alle Programme und Funktionen stehen wie gewohnt zur Verfügung.

Zusammenarbeit dezentraler Teams

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Zusammenarbeit in Teamstrukturen. Auch hier stehen zahlreiche etablierte Lösungen zur Verfügung, die sicherstellen, dass die Produktivität der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aufrechterhalten wird – oder gar steigt.

Für die Zusammenarbeit in Ihrem Team empfehlen wir Microsoft SharePoint und Microsoft Teams. Microsoft SharePoint stellt eine Plattform dar, auf welcher Dokumente gemeinsam verwaltet und bearbeitet, Projekte koordiniert und Diskussionsseiten eingerichtet werden können. Microsoft Teams hingegen ermöglicht das Durchführen von Videokonferenzen mit bis zu 250 Teilnehmern, den Austausch von persönlichen Nachrichten mit Kolleginnen und Kollegen, das Erstellen von Channels für Projektteams oder Abteilungen, in denen Dateien und Ordner abgelegt werden können. In Videokonferenzen ist das funktionale Whiteboard eine beliebte Möglichkeit, um Skizzen und Bullet-Points zu erstellen. Beide Lösungen von Microsoft ergänzen sich gegenseitig und bieten zudem weitere Schnittstellen – etwa zu Outlook sowie der Office-Produktpalette.

Daneben gibt es weitere spezialisierte Anbieter und Produkte, die das dezentrale Arbeiten von Teams ermöglichen, wie etwa Cisco WebEx für Video-Konferenzen und VoIP-Telefonie oder Jira, Confluence und Trello der Firma Atlassian für das Management von Aufgaben und Projekten.


Bei der Umsetzung und Einführung der neuen Technologien, unterstützen Sie unsere Expertinnen und Experten von Lore & Aide Consulting. Im ersten Schritt erstellen wir mit Ihnen zusammen eine Ist-Zustand Analyse und unterstützen Sie bei der Definition des Soll-Zustands sowie der Festlegung der Erfolgskriterien. Nach Einführung des neuen Technologien profitieren Sie von einer effektiveren Zusammenarbeit im Unternehmen, da Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nun von überall flexibel auf Ihre Unternehmensdaten zugreifen und Ihre Aufgaben erfüllen können.

Dennoch stellt eine moderne IT-Landschaft nur einen Teil der Transformation hinzu einer modernen Arbeitsplatzstrategie dar. Warum wir unseren Kundinnen und Kunden ergänzend ein umfangreiches Change-Konzept empfehlen, lesen Sie demnächst an dieser Stelle.

Kontakt

Portfolio

Zurück zur Übersicht