Warum ist ein umfangreiches Change-Konzept unentbehrlich? Wie verändern sich Rollen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und Führungskräften im Homeoffice? Welche Trainings-Maßnahmen gibt es und welche sind notwendig? Wie können die Partizipation und Motivation der betroffenen Beschäftigten sichergestellt werden?
Liebe Blogleserinnen und Blogleser,
neben den zahlreichen technischen Aspekten, die wir im letzten Artikel besprochen haben, gibt es weitere wichtige Aspekte, die bei einer Transformation hin zu einer flexibleren und modernen Arbeitsplatzstrategie zu beachten sind. Denn: Wie jede andere Form der Arbeitsplatzgestaltung bietet auch das Homeoffice sowohl Vor- als auch Nachteile.
Balance zwischen Arbeit und Freizeit
Beispielsweise bietet das Homeoffice den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine höhere Flexibilität beim Zeitmanagement und damit die Chance auf eine bessere Work-Life-Balance. Der Wegfall von Reisezeiten oder Anfahrten ins Büro erspart Zeit und Kosten, die die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kurzfristig in eher produktive Arbeitszeit umwandeln. Die nicht mehr benötigen Büro-Kapazitäten bieten ein enormes Potential an Kostenersparnis für Unternehmen.
Andererseits wird die Grenze zwischen Arbeits- und privatem Bereich weiter aufgeweicht. Dies erhöht das Risiko, dass betroffene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter selbst in der Freizeit nicht mehr von der Arbeit abschalten können. Dies wiederum erhöht die Gefahr von Burnout oder Überarbeitung und der damit verbundenen längerfristigen verminderten Leistungsfähigkeit. Auch das Fehlen der sozialen Kontakte, die durch die Arbeit im Büro entstehen, kann zu einer Produktivitätssenkung führen, da das soziale Miteinander im Team oftmals auch motivations- und leistungsfördernd wirkt. Des Weiteren hat sich auch gezeigt, dass bei Tätigkeiten, bei der die Innovation im Vordergrund steht oder bei sehr komplexen Tätigkeiten dezentrale und virtuelle Strukturen eher hinderlich sind.
Potential und Risiko zugleich
Wichtig für Unternehmen ist die Erkenntnis, dass das Homeoffice sehr viel Potential bietet, aber auch Risiken birgt und in manchen Bereichen des Unternehmens gar nicht sinnvoll ist. Um diese Potentiale aber gewinnbringend für Ihr Unternehmen zu realisieren und gleichzeitig die bestehenden Risiken zu minimieren, bedarf es mehr als den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern einen Laptop zur Verfügung zu stellen und zu hoffen, dass diese ihre neu gewonnene Freiheit eigenverantwortlich optimal nutzen, um weiterhin effizient arbeiten zu können.
Die Dezentralisierung und Digitalisierung der Arbeit stellt einen Paradigmenwechsel für Arbeitsprozesse, Führungskräfte und Mitarbeiter dar. Wie bereits im vorhergehenden Blogartikel angesprochen müssen Arbeitsprozesse digitalisiert werden, damit Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch aus dem Homeoffice arbeitsfähig sind. Kollaborationsplattformen, wie Microsoft Teams, sollten von Mitarbeitern optimal genutzt werden. Die Rolle der Führungskräfte wird sich noch weiter wandeln – von einer kontrollierenden Instanz hin zu einer unterstützenden und fördernden Rolle, die gewährleistet, dass Teammitglieder eigenverantwortlich handeln und im Sinne der Firma agieren können. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter selbst müssen lernen mit ihrer neu gewonnen Freiheit umzugehen, damit diese die oben genannten Vorteile nutzen können, ohne Gefahr zu laufen, langfristig ihre Leistungsfähigkeit zu verringern.
Unsere Lösung: Ein ganzheitliches Change-Konzept
Diese Veränderungen sind komplex und tiefgreifend. Die Lösung hierfür muss deshalb auch ein gesamtheitliches Konzept sein, bei dem dieser Change aktiv gestaltet wird, so dass nachhaltiger und langfristiger Erfolg aus dieser Herausforderung entstehen kann.
Hierzu bedarf es zunächst einer Unternehmensanalyse, weil es sich gezeigt hat, dass Homeoffice keine „one size fits all“ Lösung ist. Wo in Unternehmen Homeoffice überhaupt möglich ist und wo eine solche Transformation Sinn ergibt sollte zunächst gemeinsam mit den betroffenen Abteilungen evaluiert werden, da dies den Kern der Change-Management Strategie darstellt.
Dabei ist es wichtig zwei Dimension zu betrachten. Zum einen die technische Dimension, die bereits im vorherigen Blogartikel thematisiert wurde: Eine objektive Betrachtung der Geschäftsprozesse und der dazugehörigen Anwendungslandschaft, um sicherzustellen, dass der Betrieb überhaupt „Homeoffice Ready“ ist, ob Geschäftsprozesse umgestellt werden müssen oder ob bereits Potenziale vorhanden sind, die es zu realisieren gilt.
Zum anderen die Human Resources Dimension. Oftmals wird diese Dimension vernachlässigt oder nur unzureichend behandelt, da die Betrachtung nicht auf einer Gesamt-Organisationsebene stattfinden darf, sondern auf Abteilungs- und Teamebene stattfinden muss. Es gilt auf einer sehr granularen Ebene herauszufinden, ob Homeoffice in einzelnen Bereichen machbar ist oder nicht, ob sich hybride Formen womöglich besser eignen und welche Fähigkeiten und Kompetenzen ihre Führungskräfte und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben und welche sie noch benötigen, damit das bisherige Leistungsniveau auch im Homeoffice sichergestellt oder gar ausgebaut werden kann.
Die Reichweite möglicher Trainingsmaßnahmen ist hier sehr weit. Sie reicht von einfachen Trainings zur Nutzung von Microsoft Teams oder SharePoint über Selbstorganisations-Trainings für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bis hin zu umfangreichen Führungskräfte-Trainings (veränderte Rollen und Aufgaben). Diese Maßnahmen dürfen nicht unterschätzt werden und keinesfalls nur im Schatten einer technischen Transformation stehen. In der Praxis konnten wir beispielweise oft beobachten, dass Teammitglieder Microsoft Teams nur für Chat oder Telefonie benutzen und das Potenzial dieses Tools nicht vollends ausgeschöpft wird. Auch sehen wir Führungskräfte oft an ihrer neuen Rolle scheitern, da es für diese zunächst einen Machtverlust darstellt, wenn Untergebene an Flexibilität und Verantwortung gewinnen.
Die Ergebnisse und Erkenntnisse beider Dimensionen stellen den Scope der Veränderung dar und damit die Basis für eine gesamtheitliche Change-Management Strategie, die im Wesentlichen aus drei Teilen bestehen sollte:
- Einem Change-Konzept als Roadmap und Maßnahmenplan, der den Wandel auf technischer, organisatorischer und menschlicher Ebene kontrollierbar, messbar und transparent macht.
- Einem Trainings-Konzept, dass die Fähigkeiten und Kompetenzen vermittelt, die man auf Abteilungsebene wirklich benötigt.
- Einem Kommunikations-Konzept, das für die Belegschaft transparent ist und dazu motiviert, den Wandel aktiv mit zu tragen.
Wir von Lore & Aide Consulting sind Ihr Partner für die optimale Adaption der Veränderungen während der Transformation zu einer modernen IT-Landschaft. Durch unseren ganzheitlichen Beratungsansatz decken wir nicht nur die technische Transformation ab, sondern legen durch unsere dreiteilige Change Management Strategie auch Wert darauf, Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Führungskräfte optimal abzuholen. Denn unser Anspruch gegenüber unseren Kundinnen und Kunden ist es, langfristigen und nachhaltigen Erfolg sicherzustellen.
