Vor fünf Jahren veröffentlichte SAP die jüngste Generation ihrer ERP-Software. Noch heute stellen viele Unternehmen Systeme auf SAP S/4HANA um. Was können diese Unternehmen aus den Erfahrungen der letzten fünf Jahre lernen? Wo liegen die Chancen und Herausforderungen einer Umstellung? Wie können unsere Expertinnen und Experten Sie bei einer Umstellung auf SAP S/4HANA unterstützen?
Liebe Blogleserinnen und Blogleser,
im März 2015 veröffentlichte SAP ihr neuestes ERP-System SAP S/4HANA. Als Hauptvorteil gegenüber den Vorgängern wird häufig die verbesserte Performance der Software-Lösung genannt. Dies wird bereits im Produktnamen deutlich gemacht. So steht das „S“ für „simple“ und spielt sowohl auf ein vereinfachtes Datenmodell als auch auf eine verbesserte Nutzerfreundlichkeit an. Die zugrundeliegende Datenbanktechnologie „HANA“ stellt eine In-Memory-Technologie dar, welche die zu verarbeitenden Daten im Arbeitsspeicher hält und auf eine spaltenorientierte Speicherung setzt. So können Operationen und Berechnungen nahezu in Echtzeit ausgeführt werden. SAP verspricht seinen Kundinnen und Kunden so schneller auf Gegebenheiten am Markt reagieren zu können.
In den vergangenen fünf Jahren wurde das neueste ERP-System von SAP inzwischen bei einigen größeren Unternehmen erfolgreich implementiert. Jedoch gibt es auch Negativbeispiele, wie etwa das des Discounters Lidl, wo ein Migrationsprojekt zur Einführung eines SAP- Systems nach sieben Jahren erfolglos abgebrochen werden musste. Stattdessen setzt man dort nun auf ein eigenes System, um die Anforderungen abzudecken. Auch Unternehmen wie die Deutsche Bank, die Deutsche Post oder Haribo haben laut Medienberichten schlechte Erfahrungen mit der Einführung von SAP-Softwarelösungen gemacht.
Damit Ihnen nicht das gleiche Schicksal ereilt, haben unsere Expertinnen und Experten 8 Tipps für eine erfolgreiche Migration in Ihrem Unternehmen formuliert:
1. Erwartungen und Ziele definieren
Um SAP S/4HANA optimal zu implementieren, muss zunächst geprüft werden, inwiefern mit der Einführung ein Mehrwert für das Unternehmen geschaffen werden kann. Dazu sollte der As-Is Status im Unternehmen evaluiert und festgestellt werden, ob alle Prozesse in der jetzigen Form benötigt werden bzw. ob durch das neue System Prozesse vereinfacht werden können. Sobald dies geschehen ist, wird der To-Be Zustand definiert sowie ein Blueprint erstellt, welcher als Vorlage für die Einführung des neuen SAP S/4HANA Systems dient.
2. Von den Erfahrungen anderer Unternehmen lernen
Das SAP S/4HANA seit 2015 erhältlich ist und seither bei einigen Unternehmen erfolgreich implementiert wurde, stellt eine großartige Chance dar, von den Erfahrungen dieser Unternehmen zu lernen. In Case Studies werden etwa die besonderen Herausforderungen beschrieben. Aber auch von den oben genannten gescheiterten SAP-Projekten lassen sich wichtige Erkenntnisse ableiten und Fehler im eigenen Projekt vermeiden.
Externe Experten, die bereits andere Unternehmen erfolgreich bei der Einführung von SAP S/4HANA unterstützt haben, können diese Expertise einbringen und eine sinnvolle Investition darstellen.
3. Umsetzungskonzept und Migration planen
Während der Erstellung des Blueprints für die Implementierung des Systems, muss geprüft werden, ob bestehende Eigenentwicklungen mit dem neuen System kompatibel sind. Außerdem muss entschieden werden, ob eine Greenfield Implementierung oder eine Brownfield Implementierung erfolgen soll.
Abschließend erfolgt die Entscheidung, ob SAP S/4HANA und die entsprechende Hardware als on-premise Lösung vor Ort oder als off-premise, d.h. in der Cloud, betrieben werden soll.
Beide Modelle haben ihre Vor- und Nachteile. Unternehmen, welche die Soft- und Hardware selbst betreiben, müssen entsprechende Ressourcen und Kapazitäten für die regelmäßige Wartung einplanen. Wird das ERP-System hingegen in der Cloud von einem Dienstleister bereitgestellt, entfällt zwar die Verantwortung für die Wartung, aber Möglichkeiten für eine individuelle Anpassung der Software sind hier meist begrenzt. Eine Mischform stellt daher oftmals der on-premise Betrieb in einer eigenen Cloud dar. Entscheidet sich ein Unternehmen für diese Betriebsform, muss sich dieses in der Regel jedoch auch selbst um die Hardware und Software kümmern. Dafür bestehen bei dieser Betriebsform jedoch wieder bessere Customizing Möglichkeiten.
4. Key User einbeziehen und Schulungen planen
Damit SAP S/4HANA optimal im Unternehmen eingesetzt werden kann, ist es wichtig, dass die Fachanwenderinnen und Fachanwender (Key User) in das Projekt miteinbezogen werden und diese ihre Anforderungen und Wünsche äußern können. Dadurch können ebenfalls Prozesse vereinfacht werden und die Zufriedenheit der Mitarbeiter sowie die Akzeptanz dem neuen System gegenüber gesteigert werden.
5. Zeit und Ressourcen planen
Sobald die Anforderungen und Ziele definiert sind, sollte ein umfassender Projektplan, in denen die Termine, Arbeitspakete und Verantwortlichen detailliert aufgelistet sind, erstellt werden. Abhängigkeiten und Risken sollten transparent erfasst und Puffer eingeplant werden. Meilensteine können dabei helfen den Projektfortschritt regelmäßig zu evaluieren und über entsprechende Maßnahmen im Falle von Abweichungen zu beraten.
6. Prüfen, ob die bestehende Hardware ausreicht
Bei der Einführung von SAP S/4HANA als on-premise-Lösung bei gleichzeitiger Ablösung der Altsysteme besteht die Möglichkeit bestehende Hardware zu übernehmen. Hierbei muss allerdings sehr genau geprüft werden, ob die bestehende Hardware die Systemanforderungen erfüllt. Gegebenenfalls muss die bestehende Hardware ersetzt oder erweitert werden, damit SAP S/4HANA optimal genutzt werden kann. Dies kann mit hohen Anschaffungskosten verbunden sein, die unbedingt im Projektbudget Berücksichtigung finden müssen.
Wird das ERP-System in der Cloud betrieben, so entfallen diese Kosten meist bzw. sind bereits in den mit dem Dienstleister vereinbarten Nutzungsgebühren enthalten.
7. Vor dem Go-Live Systemeinsatz simulieren
Nach dem erfolgreichen Abschluss der Planungs- und Umsetzungsphase darf ein verfrühter Go-Live des ERP-Systems nicht überstürzt werden. Ausgiebige Tests und Pilotphasen sind unbedingt angeraten, um Fehler anderer Unternehmen nicht zu wiederholen.
In dieser Phase müssen alle Funktionen und Prozesse, die anfangs definiert wurden, geprüft und Stresstests durchgeführt werden. Somit kann ausgeschlossen werden, dass die Hardware im Live-Betrieb an seine Grenzen kommt und Ausfälle vermieden werden. Verlaufen diese Tests erfolgreich, steht einem Go-Live nichts entgegen. Sind bei den Tests hingegen unerwartete Ereignisse festgestellt worden, müssen diese evaluiert werden, um Geschäftsprozesse durch einen verfrühten Start nicht zu stören.
8. Nach dem Go-Live stetig weiterentwickeln
Auch nach dem Go-Live und einem erfolgreichen Projektende, ist es ratsam, das System regelmäßig zu warten und zu evaluieren, ob weitere Geschäftsprozesse mit Hilfe von SAP S/4HANA unterstützt werden können. So wird letztendlich die Aktualität der Geschäftsprozesse sichergestellt und ein optimaler Ablauf dieser gewährleistet.
Sie benötigen Hilfe bei der Umstellung auf SAP S/4HANA? Unsere Expertinnen und Experten stehen Ihnen für eine erste Kontaktaufnahme zu Verfügung und bringen unsere Expertise gerne auch in Ihre ERP-Migration ein!